Questions fréquentes

Oui, nous le pouvons, soit via la messagerie instantanée de votre agenda partagé, soit, si vous n’êtes pas à votre cabinet, par un SMS car même si votre ligne mobile est transférée chez nous, vous recevez les sms.

Rien de plus simple : dès réception de votre accord signé et de vos consignes (cahier de consignes que nous validons ensemble par téléphone ou bien que vous nous renvoyez rempli par mail ou par courrier postal), nous vous communiquons le numéro de téléphone qui vous est attribué, nous vous transmettons vos codes d’accès à votre agenda en ligne et vous bénéficiez immédiatement du service.

Si vous avez un agenda informatique, nous pouvons éventuellement importer  vos fichiers sur votre nouvel agenda. Si ce n’est pas le cas, pas d’inquiétude, nous pouvons, pour vous, rapatrier les données essentielles.

Pour eux, rien ne change. Ils peuvent continuer à appeler sur le même numéro. Une formule d’accueil sur fond musical leur annonce qu’ils sont bien en relation avec votre cabinet. Nous décrochons en votre nom.

L’accueil chaleureux et le professionnalisme de nos télésecrétaires les rassureront et les mettront rapidement en confiance. Vos patients ne se rendront pas compte qu’ils sont en relation avec un secrétariat externalisé.

Vos patients apprécieront également d’avoir une réponse à leurs appels sur une large plage horaire et de ne pas tomber sur un répondeur quand vous êtes occupé. De même, Ils n’auront plus l’impression de vous déranger pendant que vous exercez.

Oui, nous vous contactons sur votre téléphone et nous vous mettons en relation, si vous souhaitez prendre l’appel, avec le correspondant, comme le ferait une standardiste.

Une messagerie instantanée est intégrée à votre agenda web.

Grâce à un système d’alertes sonore et visuelle, vous êtes averti à chaque nouveau message.

Vos télésecrétaires savent si vous avez lu ou non vos messages et vous avertissent par téléphone si des messages importants n’ont pas été vus.

Si vous n’avez pas accès à votre agenda, nous vous transmettons le message par sms, par mail ou par téléphone.

Vous télésecrétaires ont la formation, l’expérience et les compétences requises. Elles sont encadrées et reçoivent, au préalable, un briefing sur vos consignes et vos attentes.

De plus, vous avez vos télésecrétaires attitrées, ce qui vous garantit qu’elles connaissent parfaitement vos instructions et votre façon d’exercer.

Pour une totale transparence sur notre travail, nous vous envoyons, chaque mois, avec votre facture, le détail de tous les appels réceptionnés et émis pour votre cabinet.

Bien sûr, votre agenda est partagé c’est-à-dire qu’il peut être utilisable par plusieurs personnes et ce, même en simultané. Les saisies se font en temps réel. Il n’y a donc pas de possibilité de « doublon ».

L’accès à votre agenda n’est possible que par un identifiant et un mot de passe (que vous pouvez modifier à tout moment). La communication est codée et sous haute sécurité (niveau de sécurité identique à celle des transferts bancaires). Les sauvegardes sont multiples. Vous pouvez même demander à ce qu’une copie de votre planning vous soit envoyée régulièrement sur votre boîte e-mail.

La confidentialité est assurée, aussi bien sur le plan technique, qu’au niveau de vos télésecrétaires, qui font preuve de discrétion et dont l’éthique est irréprochable.

Votre agenda est très fiable. Les bugs sont quasi-inexistants. Sachez toutefois, que vous disposez d’une hot line et que le support technique intervient très rapidement à la moindre défaillance.

Aucun équipement spécifique n’est à prévoir. Il vous suffit juste d’avoir une connexion internet. Aucun logiciel ne doit être installé sur votre ordinateur.

L’agenda partagé est un agenda accessible en ligne. Donc, si vous avez une connexion internet, vous pouvez consulter votre agenda depuis votre mobile, une tablette, ou un poste informatique.

Pour un plus grand confort, vous pouvez souscrire à une option supplémentaire pour bénéficier d’une application offrant l’avantage d’une interface plus adaptée aux mobiles.

L’agenda est accessible depuis n’importe quel ordinateur, tablette, smart phone, i-pad, et ce, partout dans le monde et 24h/24h, 7j/7, du moment que vous ayez une connexion internet.

Pas besoin de nous prévenir. Si nous recevons des appels, c’est que vous nous avez transféré votre ligne. Vous pouvez cependant nous en aviser si vous avez des consignes ponctuelles particulières ou de nouvelles instructions.

Sans engagement et sans préavis ! La liberté est totale.

Vous pouvez essayer nos services et changer d’avis. Nous savons que vous apprécierez rapidement le confort que notre service vous procure et que vous vous apercevrez de son utilité par la qualité de nos prestations.

Pas de soucis. Notre télésecrétariat peut venir en complément de votre secrétariat physique actuel ; avant ou après la prise de poste de votre secrétaire, pendant ses pauses, congés ou absences, mais encore en débordement quand celle-ci est en surcharge de travail.

Nous faisons régulièrement une analyse rigoureuse de nos flux d’appels, puis de nos moyens humains et techniques. Nous organisons la présence de nos équipes en fonction.

Le temps d’attente moyen de traitement d’un appel est de moins de 20 secondes.

Bien au contraire, votre équipe est restreinte mais leur nombre de clients dont elles ont la charge aussi. Elles répondent plus aisément aux demandes et donc plus rapidement parce qu’elles connaissent les habitudes du cabinet et vos patients.

Flexibilité et réactivité sont des points forts de notre type d’organisation. Vous transmettez vos souhaits ou directives à notre équipe et en prenons note immédiatement. Nos prestations sont modulables à tout moment.

Notre permanence téléphonique est ouverte du lundi au vendredi de 8h à 19h sans interruption et le samedi matin de 8h à 12h. Cette large amplitude horaire répond suffisamment aux besoins des différents praticiens, tous métiers confondus.

Vos patients peuvent recevoir des rappels de rendez-vous (4h, 24h, 48h, 72h ou 1 semaine avant leurs rendez-vous). Ces rappels peuvent leur être envoyés par sms ou bien par mail.

Vous pouvez aussi opter pour les rappels uniquement de certains rendez-vous (par exemples : les 1^er rdv pour lesquels les absences sont souvent plus fréquentes ou bien les rdv longs qui vous pénalisent davantage s’ils ne sont pas honorés).

Faîtes en part à vos télésecrétaires. Vous pouvez vous reposer sur elles. Elles géreront au mieux la situation de façon réactive : elles rappelleront les patients pour les prévenir, vous excuser et reporter les rendez-vous.

Nous sommes en permanence à votre disposition pour vous aider à la prise en main de votre agenda. Nous vous accompagnons le temps nécessaire pour que vous soyez familiarisé avec votre nouvel outil. Pas d’inquiétude, des verrous de sécurité limitent les mauvaises manipulations, et divers modules facilitent vos recherches ou vos saisies.

Elles sont aptes, par leur formation, leur expérience et leur capacité de discernement à gérer au mieux les situations graves ou difficiles.

Les télésecrétaires ont reçu une formation et savent détecter les signes cliniques d’une urgence. Elles questionnent le patient au moindre doute et prennent les mesures adéquates. Elles vous transfèrent l’appel , ou bien si vous n’êtes pas disponible, transfèrent vers le 15 si l’urgence est importante. Ayez à l’esprit que le secrétariat médical est notre cœur de métier.

Nous réceptionnons vos appels mais nous pouvons bien sûr en passer pour vous.

Il y a des écarts importants entre un praticien et un autre, même lorsqu’ils exercent dans la même discipline (en effet, certains ne fonctionnent que sur rendez-vous, d’autres ne travaillent que certains jours dans la semaine etc.). C’est la raison pour laquelle, nous proposons le tarif à l’appel, ainsi le montant de votre facture correspond exactement au travail effectué pour votre cabinet. Nous souhaitons éviter que certains clients paient indirectement pour ceux qui sont plus gros consommateurs.

Un forfait pouvant paraître attractif s’avère souvent plus onéreux. En effet, vous n’atteignez pas tous les mois le plafond du forfait et de plus, le dépassement du forfait est dans bien des cas, facturé en sus. Au final, cela vous revient plus cher. Attention également aux « faux forfaits » ou aux tarifs à l’appel qui n’englobent pas tout  (l’agenda, la disposition de la ligne, les frais de mise en place, la hot ligne, le support technique, etc.). Chez Libertél, tout est inclus dans le prix à l’appel. Pas de mauvaise surprise.

Aucune installation n’est nécessaire sur votre ordinateur. Une simple connexion internet, votre identifiant et votre mot de passe vous donnent l’accès à votre agenda.

Simple d’utilisation, très intuitif et fonctionnel, vous pouvez en quelques clics y enregistrer des rdv, y mettre des annotations, faire des modifications, nous laisser des messages, etc.

Vous disposez de plusieurs outils de recherches et de plusieurs fonctionnalités, comme l’impression de votre planning ou le format de l’affichage.

Vous pouvez utiliser notre agenda et votre logiciel professionnel en parallèle. C’est même plus pratique qu’ils soient dissociés. En cas de dysfonctionnement de votre logiciel, vous gardez l’accès à votre planning.

Vous ne perdez pas plus de temps puisque vous pouvez laisser votre agenda ouvert. Les saisies sur celui-ci sont instantanées. L’agenda est spécialement conçu pour être rapide et performant ; ce qui n’est peut-être pas le cas d’un agenda qui pourrait être intégré à votre logiciel métier et ne serait pas approprié à cette utilisation.

De plus, leurs fournisseurs facturent généralement un complément en cas de plusieurs utilisateurs. S’ils possèdent leurs propres télésecrétariats, ce service n’est pas leur spécificité et ne fait partie de leur savoir-faire majeur. Mieux vaut faire confiance à ceux dont c’est leur cœur de métier…

Nous adaptons notre service à vos besoins. Si vous désirez faire appel à nous de façon ponctuelle, cela vous est possible. Nous vous garantissons une totale Liberté et la même qualité.

Faîtes nous part de vos attentes et nous trouverons la solution qui vous est la plus adaptée.

Aucun coût supplémentaire n’est à prévoir par Libertél.

Le numéro que nous vous fournissons pour le transfert est national. Il n’est donc pas surtaxé.

Le transfert se fait gratuitement par la plupart des opérateurs.

Si votre ligne nous est transférée, vous ne recevez plus d’appels mais vous pouvez en émettre.

L’agenda est très facile et très intuitif, nous nous chargeons de vous le paramétrer et nous vous aidons à sa prise en main. En quelques clics, vous pouvez créer un patient, retrouver sa fiche ou mettre, modifier et annuler un rendez-vous.

En ce qui concerne la messagerie, c’est aussi simple que de lire ou que d’envoyer un mail. La chose qui diffère, c’est le fait que vous receviez un signal visuel et sonore à chaque réception de message. C’est aussi plus rapide.